En industrias como la construcción, la eficiencia no es solo una meta operativa, sino un factor decisivo para la competitividad. En este contexto, la labor de los analistas de costos emerge como piedra angular para garantizar que los proyectos no solo cumplan con los requerimientos técnicos, sino que lo hagan con resultados económicos óptimos.
Este artículo explora cómo los analistas de costos pueden intervenir en cada etapa del flujo de trabajo —presupuestos/licitaciones, fabricación, construcción y análisis— para agregar valor real, reducir desperdicios, optimizar recursos y mejorar los márgenes de beneficio.
Rol del analista de costos en presupuestos y licitaciones
La fase inicial de cualquier proyecto es crítica: es cuando se definen las estimaciones de costos, se evalúan materiales, mano de obra, tiempos y riesgos. Los errores en este momento tienen impactos que se multiplican en etapas posteriores.
Principales retos
- Volatilidad de precios de los materiales: especialmente en acero u otros insumos cuyas cotizaciones fluctúan.
- Estimación de mano de obra compleja: considerar tiempos realistas, habilidades, accesos y condiciones de obra.
- Riesgo de faltantes o demoras: si los proveedores no tienen los materiales disponibles o si el suministro falla.
- Subestimaciones de costos indirectos: transporte, desperdicios, costos de energía, logística y permisos.
Estrategias del analista
- Comunicación temprana con el administrador del proyecto: mantener informado al gestor sobre tiempos de entrega de suministros, condiciones del entorno y posibles cambios en especificaciones para anticipar retrasos o costos adicionales.
- Evaluación comparativa de la industria (“benchmarking”): analizar datos del mercado para conocer los costos reales de acero, perfiles, procesos similares y mano de obra. Esto permite identificar desviaciones, negociar mejor o buscar proveedores alternativos.
- Uso de software moderno para estimaciones: herramientas especializadas que permiten generar presupuestos precisos, incorporar listas de materiales, simular distintos escenarios, modelar costos de mano de obra y materiales, y conectarse con bases históricas de datos reales.
Optimización durante la fabricación
Una vez adjudicado el proyecto, los costos estimados deben traducirse en acciones concretas en la fabricación o producción. Aquí es donde muchas empresas pierden rentabilidad si no hay una dirección clara desde la estimación.
Cómo interviene el analista de costos
- Coordinación de etapas mediante integración tecnológica: impulsar la adopción de software que integre estimación, detallado, fabricación y construcción, de modo que el modelo estimado (costos y materiales) pueda reutilizarse, compartirse y actualizarse en todas las etapas, reduciendo discrepancias, errores y retrasos.
- Modelos de estimación reutilizables: crear plantillas o módulos estandarizados basados en proyectos previos para agilizar procesos y mejorar la precisión.
- Monitoreo continuo: revisar consumos reales vs. estimados (materiales, horas de trabajo, desperdicios) para detectar desviaciones temprano y corregirlas.
Construcción: asegurar que el terreno refleje la planificación
Al momento de la ejecución en obra, los beneficios de una buena estimación y una fabricación coherente solo se realizan si la construcción se lleva a cabo con la visión correcta.
Desafíos comunes
- Ensamblaje ineficiente: falta de coordinación entre lo planeado y lo ejecutado, errores de interpretación de planos, piezas que requieren ajustes in situ.
- Desperdicios de tiempo: desplazamientos innecesarios, espera de piezas, cambios no contemplados.
- Riesgos de seguridad: errores de ensamblaje, condiciones del sitio y falta de previsión pueden generar accidentes y retrabajos costosos.
Aportaciones del analista de costos
- Planificación anticipada del montaje: con modelos detallados, los equipos de obra pueden planear con anticipación la secuencia de montaje, logística en sitio, acceso de materiales y seguridad.
- Colaboración interdisciplinaria: que fabricantes, detallistas, estimadores y responsables de obra participen desde etapas tempranas para intercambiar información y anticipar problemas, reduciendo errores en planos u omisiones de materiales o piezas necesarias.
- Uso de modelos optimizados redactados en la fase de estimación: si la estimación incorporó modelado digital, listas de materiales, tiempos reales y consideraciones de seguridad, los ajustes en construcción serán mucho menores.
Análisis: aprender para optimizar los siguientes proyectos
Cualquier proyecto exitoso debe cerrarse con un análisis meticuloso: ¿qué salió bien?, ¿qué se podría mejorar?
Qué se debe revisar
- Cumplimiento de presupuesto vs. costo real: identificar desviaciones significativas y sus causas.
- Plazos: retrasos previstos o imprevistos y causas estructurales.
- Calidad y eficiencia: desperdicios, retrabajos, cumplimiento de especificaciones y uso de recursos.
- Uso de tecnología: verificar si los softwares integrados funcionaron como se esperaba, interoperabilidad, facilidad de uso y posibles cuellos de botella.
Herramientas para el análisis
- Registro centralizado de datos: consolidar toda la información del proyecto (estimaciones, fabricación, producción en obra, costos incurridos, tiempos reales) en un repositorio digital accesible.
- Software de modelado de fabricación y BIM: permite simular, visualizar y comparar escenarios, identificar cuellos de botella y aprovechar métricas reales.
- Aplicación de métricas clave: variación de costos porcentual, tiempo extra/no planificado, índice de retrabajo, eficiencia de uso de material, cumplimiento de plazos y seguridad en obra.
El elemento clave: la tecnología de integración
Un hilo conductor en las cuatro etapas es el uso estratégico de tecnología que permita que la estimación no quede aislada, sino que fluya de forma integrada hacia fabricación y construcción, y que recoja retroalimentación para análisis.
Sin una solución tecnológica integrada, los esfuerzos de un analista de costos pueden verse obstaculizados por silos de información, errores manuales, ineficiencias en la comunicación y pérdidas de oportunidad.
Beneficios directos y retorno de la inversión
Cuando los analistas de costos aplican eficientemente estas estrategias apoyadas por tecnología, los beneficios se manifiestan en:
- Mejores márgenes de beneficio: los sobrecostos y desperdicios se reducen.
- Menores retrasos y fallas: gracias a una planeación sólida, coordinación entre disciplinas y estimaciones realistas.
- Mejor reputación ante clientes: entrega de proyectos dentro de lo prometido, con calidad, plazo y presupuesto adecuados.
- Decisiones basadas en datos reales: para proyectos futuros, disminuyendo la incertidumbre.
Cómo implementar este modelo en tu empresa
Para adoptar este enfoque completo que permita al analista de costos optimizar cada etapa del flujo, se recomienda:
- Diagnóstico interno de capacidades: revisar la calidad de los datos históricos, los sistemas de software utilizados y la integración entre áreas de estimación, fabricación y obra.
- Seleccionar o actualizar software integrado: evaluar soluciones que permitan integración entre estimación, modelado, fabricación y construcción, idealmente con soporte BIM, listas de materiales automáticas y simulaciones de variantes.
- Capacitación del personal: no basta con tener la herramienta; los equipos deben saber usarla, entender los modelos de costos, supuestos y parámetros de calidad.
- Establecer flujos de trabajo colaborativos: definir roles, responsabilidades y puntos de revisión entre todas las áreas, desde licitaciones hasta obra, para que el modelo estimado se respete y actualice con retroalimentación.
- Monitoreo y análisis continuo: al terminar cada proyecto, aplicar indicadores clave, documentar lecciones aprendidas y ajustar la metodología para el próximo proyecto.
El papel del analista de costos trasciende la simple elaboración de presupuestos; pues cuando está implicado de forma proactiva en todas las etapas del flujo de trabajo —desde la licitación, pasando por la fabricación y la construcción, hasta el análisis post-proyecto— y cuenta con herramientas tecnológicas que posibilitan integración de datos, colaboración y retroalimentación, se convierte en un agente transformador para la empresa. No solo ayuda a reducir pérdidas y optimizar recursos, sino que aporta la disciplina para convertir cada proyecto en una fuente de aprendizaje continuo, mejora de márgenes y ventaja competitiva sostenible.
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Referencias
- Tekla. ¿Cómo los analistas de costos ayudan a optimizar el flujo completo de trabajo? https://www.tekla.com/la/blog/articulos/c%C3%B3mo-los-analistas-de-costos-ayudan-a-optimizar-el-flujo-completo-de-trabajo
- Linkedin. ¿Cómo se pueden optimizar los modelos de Tekla para la seguridad y la gestión de riesgos? https://es.linkedin.com/advice/0/how-can-you-optimize-tekla-models-safety-risk-vtjae?lang=es
- Construsoft. ¿Por qué Tekla Structures hace los proyectos de ingeniería estructural más rentables? https://www.construsoft.es/es/blog-bim/articulos/proyectos-mas-rentables-con-tekla-structures
